„Timpul zboară!”

Psih. Cosmin Popescu

Deseori, auzi această expresie, fie că ești la locul muncă, fie acasă sau în vacanță. Acest aspect al timpului îl face greu de controlat și monitorizat,  fapt care conturează enorma sa valoare. Dacă nu ai folosit timpul în mod util, acesta nu mai este reversibil. Efectiv, nu putem întoarce timpul, oricât de mult ne-am dori.

Partea bună e că noi toți beneficiem de acesta, și misiunea noastră a rămas de a învăța cum să profităm de această resursă în mod inteligent, fără a o irosi în zadar.

Care sunt costurile ale unui management al timpului ineficient? 

• Motivație slabă și moral scăzut – Atunci când te lupți pentru a-ți gestiona timpul, poate deveni frustrant, deoarece te simți dezamăgit că finalizezi ceea ce ai planificat să faci, nu te pregătești să lucrezi la sarcinile cheie care vor duce obiectivul către înainte și simți că dezamăgești alți oameni. Acest lucru poate avea un impact mare asupra ta din punct de vedere emoțional, și îți va afecta negativ performanța la locul de muncă și cât șI în viața de zi cu zi.
• Impact negativ asupra vieții tale – O gestionare deficitară a timpului poate duce la o activitate care durează din ce în ce mai multe ore pentru a reuși să finalizezi sarcinile, ceea ce duce la oboseală, stres, epuizare, sănătate precară și mai puțin timp pentru viața personală.
• Termenele neîndeplinite –  Dacă nu îți gestionezi bine timpul, este posibil să ratezi termenele, care îți vor afecta performanța, având impact sistemic și asupra întregii echipe sau organizații.
• Angajarea de personal suplimentar – Dacă nu ești eficient la locul de muncă, este posibil ca organizația să fie nevoită să angajeze personal suplimentar pentru a se asigura că echipa își îndeplinește obiectivele, fapt care duce la costuri suplimentare pentru companie șI poate chiar înlocuirea ta cu altcineva mai competent.
• Comunicare slabă și relații tensionate la locul de muncă – Gestionarea deficitară a timpului tău poate avea impact negativ asupra celorlalți, de exemplu, dacă întârzii sau modifici in ultimul moment diferite planuri pe care le aveai cu persoana iubită. Acest lucru poate duce la relații tensionate, și cel mai probabil nu îți dorești asta.
• Pierderea oportunităților – Nu te poți concentra asupra activităților cheie care te vor promova, ești prea lent pentru a dezvolta și lansa noi idei și servicii, într-o piață dinamică și competitivă.

În plus la toți factorii menționați mai sus, există și un principiu elaborat de economistul italian Vilfreto Pareto care care ne explică că oamenii nu folosesc timpul în mod productiv. Este vorba despre Principiul Pareto sau regula 20/80 care menționează faptul că societatea s-a împărțit în mod firesc în ceea ce Pareto a numit „puțini vitali”, adică primii 20% din punct de vedere financiar și de influență și „trivial de mulți” care reprezintă celelalte 80%.  Ulterior, Pareto și-a dat seama că regula respectivă poate fi aplicată aproape în orice domeniu. Dacă vorbim de afaceri, se pune că adesea ne petrecem 80% din timp pe soluționarea sarcinilor preponderent banale și doar 20% în lucrurile care fac diferența, de fapt.

Cum facem ca să nu fim cei 80% care fac activități banale și cu o eficiență slabă?

Cum putem evita consecințele unui management al timpului defectuos?

Idei pentru un management al timpului eficient

1. Regula 20/80

Această regulă ne poate învăța cum să ne prioritizăm sarcinile și timpul care ar trebui să îl dedicăm. Metoda de gestionare a timpului practicată în mod obișnuit se numește „Mănâncă acea broască!” Și nu, nu trebuie să mâncăm broaște ca să ne învățăm să gestionam timpul nostru în mod eficient!

Aceasta presupune ca să faci cea mai puțin plăcută sarcină la începutul zilei, sperând că nu va trebui să faci nimic mai rău în acea zi. Cu alte cuvinte, primele sarcini pe care ți le propui să le faci ar fi de dorit să fie cele mai provocatoare. În acest mod îți vei elibera programul de aceste sarcini și nu te vei stresa din cauza lor pe tot parcursul zilei, astfel vei fi mult mai productiv.

2. Gestionează tu apelurile și e-mail-urile, nu le lăsa pe ele să-ți gestioneze timpul! 

În mod ideal, verifică poșta electronică la anumite ore stabilite în prealabil și evită notificarea continuă a e-mailurilor primite. Încercă să fii mai selectiv când trebuie să fii disponibil pentru a primi apeluri telefonice. Străduiește-te să micșorezi timpul pe care îl ai la dispoziție pentru a prelua apeluri telefonice neplanificate, cu excepția cazului în care te afli într-un rol reactiv orientat către client. Chiar dacă ești orientat către client, asta nu înseamnă că trebuie să fiți disponibil 24/24.

3. Gândește-te când spui „DA!”

Provoacă propria tendință de a spune „DA!” fără a examina cerința. Este mai bine să întrebi și să testezi ceea ce ți se cere pentru a afla care sunt nevoile reale pe care trebuie să le faci, eficientizând astfel timpul.

4. Reflectă asupra lucrurilor care ți-ar putea pierde timpul!

Pune sub semnul întrebării orice ar putea să te facă să pierzi timp și efort, în special când e vorba despre sarcini obișnuite, întâlniri sau rapoarte în care responsabilitatea este transmisă de sus. Nu asuma faptul că dacă întotdeauna ai făcut așa este necesar sau normal să faci asta în continuare. Gândește-te de ce faci anumite lucruri și dacă există o modalitate mai bună de a le face.

5. Prioritizează-ți activitățile și creează planuri!

Revizuiește-ți activitățile în funcție de propriile obiective personale pe termen scurt, mediu și lung, atât în carieră cât și în viață. Ca urmare, acordă prioritate activităților care ți-ar prinde bine.

Rezervă-ți 10-15 minute înainte de muncă și planifică în scris ceea ce dorești să realizezi.

6. Folosește sistemul „urgent-important” de evaluare a activităților și de stabilire a priorităților!

Dacă te confrunți cu o mulțime de lucruri pe care trebuie să le faci, cel mai bine este să întocmești o listă cu aceste sarcini și să stabilești și intervalul de timp când o să le îndeplinești. În secțiunea „urgent” listează activitățile care nu pot fi amânate și în secțiunea „important” puneți sarcinile care pot fi făcute mai târziu.

Astfel, o să-ți organizezi mai bine ziua/săptămâna. 

7. Deleagă sarcinile!

Deleagă cât mai mult posibil altora. Dacă ai de realizat o activitate, deleagă 25% din responsabilitate succesorului tău. Și nu, nu trebuie să fii manager ca să delegi! Este necesar doar să întrebi amabil tot ce este necesar pentru a transforma una din sarcinile tale dificile într-o sarcină mai ușoară.

8. Redu întreruperile!

În realitate este greu să reduci numărul de lucruri care te pot întrerupe, dar poți modifica modul în care te raportezi la ele.

Dacă lucrezi la ceva important și vine colegul sau subalternul tău care îți cere ajutorul dar știi că acea activitate poate fi făcută mai târziu, în mod respectuos spune că: „Sigur, ne putem ocupa de asta, dar lasă-mă să termin ce am de făcut acum și după văd cum putem rezolva sarcina despre care mi-ai spus!”.

Cu siguranță, implementarea tuturor acestor aspecte a unui management al timpului eficient nu este ușoară. Pentru a face acest lucru e nevoie de răbdare, concentrare și multă voință. Pentru a vedea rezultatele pe care le aștepți, fii pregătit să faci schimbări importante și să fii creativ în soluționarea diferitelor activități care intervin în viața cotidiană.

Iată care sunt beneficiile unui management bun al timpului:

1. Scăderea stresului– realizarea și respectarea unei liste de sarcini pe care ți-ai propus-o îți va reduce anxietatea. Nu vei fi urmărit de senzația că nu faci suficient de mult pentru că poți vedea sarcinile pe care le-ai îndeplinit.
2. Mai mult timp liber– O gestionare bună a timpului îți oferă timp suplimentar de petrecut în viața de zi cu zi cu persoana iubită sau  pentru hobby-uri și alte activități personale.
3. Mai multe oportunități– orice organizație caută angajați care știu să-și gestioneze timpul în mod eficient. Fiind un angajat eficient, vei avansa mai ușor în carieră. Totodată, știind ce să faci cu timpul tău, nu îl vei irosi pe activități banale.
4. Abilitatea de a realiza obiective– vei realiza mult mai repede și mai ușor obiectivele pe care ți le propui atât pe termen scurt cât și pe termen lung, prin folosirea timpului într-un mod util și prin bifarea pe lista ta a activităților îndeplinite.

Concluzie

Indiferent dacă ești salariat, ai o profesie liberală sau un manager, cu certitudine gestionarea timpului în mod eficient îți va permite să te concentrezi asupra celor mai importante sarcini pe care ți le-ai propus.

A fi pregătit, organizat și disciplinat îți va oferi șansa pentru a performa și a deveni mai productiv. Și în cele din urmă, știind ce să faci cu timpul tău, succesul și banii vin la pachet. Nu degeaba se spune „time is money”!

Psih. Cosmin Popescu